Chính sách và thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân

Chính sách và thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân (Dành cho Ứng viên)

We, Liberty Insurance Limited (“Liberty Insurance”), incorporated under the laws of Vietnam, is strongly committed to the protection of your personal data. This is our policy for handling personal data collected from or about job applicants. Please note that by submitting your job application online, you will be personally & directly transferring your personal data to Liberty Insurance and Liberty Mutual Group of Companies.

Chúng tôi, Công Ty TNHH Bảo Hiểm Liberty (“Bảo Hiểm Liberty”), được thành lập theo pháp luật Việt Nam, cam kết về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn. Đây là chính sách của chúng tôi đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân được thu thập từ hoặc liên quan đến ứng viên xin việc. Xin lưu ý, bằng cách nộp hồ sơ ứng tuyển trực tuyến, bạn sẽ chuyển dữ liệu cá nhân của mình trực tiếp cho Bảo Hiểm Liberty và Tập đoàn Liberty Mutual.

 

1. Definition/Định nghĩa

“Personal Data” refers to electronic information in the form of symbols, letters, numbers, images, sounds, or equivalences associated with an individual or used to identify an individual. The personal data includes basic personal data and sensitive personal data.

“Dữ Liệu Cá Nhân” là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

“Information used for identification of an individual" refers to information that results from an individual's activities and may identify an individual when it is combined with other stored information and data.

“Thông tin giúp xác định một con người cụ thể” là thông tin hình thành từ hoạt động của cá nhân mà khi kết hợp với các dữ liệu, thông tin lưu trữ khác có thể xác định một con người cụ thể.

 

2. Personal Data to be collected from you/Dữ Liệu Cá Nhân được thu thập từ bạn

The types of Personal Data we may process depends on the products or services we may provide you. We will collect the following Personal Data from you to fulfill the purposes specified in Article 5 of this policy:

Loại Dữ Liệu Cá Nhân chúng tôi có thể xử lý phụ thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn. Chúng tôi sẽ thu thập các Dữ Liệu Cá Nhân sau từ bạn để thực hiện các mục đích được quy định trong Điều 5 của chính sách này:

Basic Personal Data such as:

Dữ Liệu Cá Nhân Cơ Bản như:

  • Personal information: last name, middle name, first name, date of birth, gender, nationality, employment details;
    Thông tin cá nhân: họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, chi tiết quá trình làm việc;
  • Identification information: identity card and/or personal identification number/s, passport number, driver's license, license plate, personal tax, social or insurance card number/s, images/photographs;
  • Thông tin định danh: số chứng minh nhân dân, căn cước công dân và/hoặc số định danh cá nhân, số hộ chiếu, giấy phép lái xe, biển số xe, mã số thuế cá nhân, số thẻ bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế, hình ảnh/ảnh chụp;
  • Contact information: mailing address, home address, telephone number, email; and
    Thông tin liên lạc: địa chỉ gửi thư, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại, thư điện tử; và
  • Family information: marital status, family relationships, dependents;
    Thông tin gia đình: tình trạng hôn nhân, quan hệ gia đình, người phụ thuộc.

Sensitive Personal Data such as:

Dữ Liệu Cá Nhân Nhạy Cảm như:

  • Financial & Transaction information: bank account, credit card, debit card, credit bureau records, payment/transaction records;
    Thông tin Tài chính & Giao dịch: tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, dữ liệu về tín dụng và tình hình tài chính, hồ sơ thanh toán/giao dịch;
  • Digital information: information collected automatically when using our websites and/or mobile applications such as IP information, cookies, logins;
    Thông tin số: thông tin được thu thập tự động khi bạn sử dụng các trang thông tin điện tử (trang web) và/hoặc ứng dụng di động của chúng tôi như thông tin IP, cookie, thông tin đăng nhập;
  • Information about health status in health examination reports, information in criminal record reports provided by you (if any);
    Thông tin về tình trạng sức khỏe trong các báo cáo khám sức khỏe, thông tin trong các báo cáo lý lịch tư pháp do bạn cung cấp (nếu có);
  • Information about your income level (if any); and
    Thông tin về thu nhập của bạn (nếu có); và
  • Information about ethnicity, religion, and political affiliation that you are involved in (if any).
    Thông tin về dân tộc, tôn giáo và sự tham gia vào hoạt động chính trị của bạn (nếu có).

 

3. Processing of your Personal Data/Xử lý Dữ Liệu Cá Nhân của bạn

“Personal Data Processing” refers to one or multiple activities that impact on Personal Data, including collection, recording, analysis, confirmation, storage, rectification, disclosure, combination, access, traceability, retrieval, encryption, decryption, copying, sharing, transmission, provision, transfer, deletion, destruction or other relevant activities virtually or physically.

“Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân” là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới Dữ Liệu Cá Nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.

 

4. Who your Personal Data may be shared with/Dữ Liệu Cá Nhân của bạn có thể được chia sẻ với ai

We may disclose the Personal Data collected from you or about you to third parties, whether located in Vietnam or elsewhere, in order to achieve the purposes stated in this policy. Such third parties include:

Chúng tôi có thể tiết lộ Dữ Liệu Cá Nhân được thu thập từ bạn hoặc về bạn cho bên thứ ba, dù ở Việt Nam hay nơi khác, nhằm đạt được các mục đích được nêu trong chính sách này. Các bên thứ ba đó bao gồm:

  • appropriate entities within the Liberty Mutual Group of Companies;
    các đơn vị liên quan trong Tập đoàn Liberty Mutual;
  • our service providers, contractors and agents, including those which provide administrative, data processing, computer or other services to us;
    các nhà cung cấp dịch vụ, nhà thầu và đại lý của chúng tôi, bao gồm những tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ quản lý dữ liệu, xử lý dữ liệu, máy tính hoặc các dịch vụ khác cho chúng tôi;
  • third parties that introduced or referred you to us or that you submit your job application to, including employment agencies, referral agencies, business introducers, online job portals or similar service providers;
    các bên thứ ba đã giới thiệu bạn cho chúng tôi hoặc các bên mà bạn nộp hồ sơ ứng tuyển của mình, bao gồm các công ty tuyển dụng, công ty giới thiệu, tổ chức/ cá nhân giới thiệu việc làm, cổng thông tin việc làm trực tuyến hoặc các nhà cung cấp dịch vụ tương tự;
  • regulatory authorities, any statutory bodies or public agencies for the purposes of complying with their respective requirements, policies and directives or to seek information about you.
    các cơ quan nhà nước, các cơ quan chính phủ hoặc cơ quan công quyền với mục đích tuân thủ các yêu cầu, chính sách và chỉ đạo của họ hoặc để tìm kiếm thông tin về bạn.

In addition to the data you provide, we may obtain from third parties (including referees) further data relating to you which is relevant to your potential employment with us. In doing so, we may disclose your personal data to such third parties.

Ngoài ra, từ dữ liệu bạn cung cấp, chúng tôi có thể thu thập thêm dữ liệu liên quan đến bạn từ bên thứ ba (bao gồm người tham chiếu) có liên quan đến việc việc làm tiềm năng của bạn với chúng tôi. Trong trường hợp này, chúng tôi có thể tiết lộ Dữ Liệu Cá Nhân của bạn cho những bên thứ ba đó.

We may also collect, use and disclose personal data where required or permitted by law for any purpose.

Chúng tôi cũng có thể thu thập, sử dụng và tiết lộ Dữ Liệu Cá Nhân khi được pháp luật yêu cầu hoặc cho phép với bất kỳ mục đích nào.

 

5. Purposes for collection, use and disclosure of Personal Data/Mục đích của việc thu thập, sử dụng và tiết lộ Dữ Liệu Cá Nhân

The Personal Data that we collect from you or about you is or may be used for the following purposes:

Dữ Liệu Cá Nhân mà chúng tôi thu thập từ bạn hoặc về bạn có thể được sử dụng cho các mục đích sau:

  • assessing and processing your job application;
    đánh giá và xử lý hồ sơ ứng tuyển của bạn;
  • contacting you in respect of your job application;
    liên hệ với bạn về hồ sơ ứng tuyển của bạn;
  • validating all references provided and conduct screening and background checks;
    xác minh tất cả các tài liệu tham khảo được cung cấp và tiến hành kiểm tra sàng lọc và kiểm tra lý lịch;
  • assessing you for other job opportunities with us or our parent and affiliated companies, both locally and overseas (“Liberty Mutual Group of Companies”);
    đánh giá bạn cho các cơ hội việc làm khác với chúng tôi hoặc các công ty mẹ và công ty liên kết của chúng tôi cả trong nước và quốc tế ("Tập đoàn Liberty Mutual");
  • complying with our internal policies, procedures and directives;
    tuân thủ các chính sách, thủ tục và chỉ đạo nội bộ của chúng tôi;
  • reviewing and improving our recruitment policies and processes;
    rà soát và cải thiện các chính sách và quy trình tuyển dụng của chúng tôi;
  • research, planning, statistical analysis and policy development relating to human resource management;
    nghiên cứu, lập kế hoạch, phân tích thống kê và phát triển chính sách liên quan đến quản lý nhân sự;
  • if applicable, preparing for and arranging your relocation to Vietnam in anticipation of employment, including making travel and accommodation arrangements and applying for an employment pass or work permit;
    chuẩn bị và sắp xếp việc di chuyển của bạn đến Việt Nam để chuẩn bị cho quá trình làm việc với chúng tôi (nếu có), bao gồm việc sắp xếp đi lại và chỗ ở và nộp hồ sơ xin giấy phép lao động hoặc giấy phép làm việc;
  • any other purposes relating to or arising out of the above.
    bất kỳ mục đích nào khác liên quan đến hoặc phát sinh từ những nội dung trên.

 

6. Retention of Personal Data/Lưu trữ Dữ Liệu Cá Nhân

We will retain Personal Data for a reasonable period in accordance with our legal and business purposes. Personal data obtained from unsuccessful job applicants will usually be destroyed within one (1) year of rejection.

Chúng tôi sẽ lưu trữ Dữ Liệu Cá Nhân trong một khoảng thời gian hợp lý phù hợp với pháp luật và mục đích kinh doanh của mình. Dữ Liệu Cá Nhân thu được từ các ứng viên không thành công thường sẽ được hủy bỏ trong vòng một (1) năm sau khi bị từ chối.

 

7. Reference checks/Kiểm Tra Tham Chiếu

We may conduct a background check on you either directly or through a third party acting on our behalf. The reference check will only involve information about your previous work history or within the extent permitted by law.

Chúng tôi có thể tiến hành kiểm tra lý lịch về bạn trực tiếp hoặc thông qua bên thứ ba kiểm tra thay mặt cho chúng tôi. Việc kiểm tra tham chiếu chỉ liên quan đến thông tin về lịch sử làm việc trước đây của bạn hoặc trong phạm vi pháp luật cho phép.

You agree that when providing your referees to us, you consent to our background check activity mentioned above. You ensure that you have obtained all necessary consents from your referees to provide their information in your job application profile.

Bạn đồng ý rằng khi cung cấp thông tin người tham chiếu của bạn cho chúng tôi, bạn đồng ý với hoạt động kiểm tra lý lịch đã đề cập ở trên. Bạn đảm bảo rằng bạn đã nhận được tất cả sự đồng ý cần thiết từ người tham chiếu của mình để cung cấp thông tin của họ trong hồ sơ ứng tuyển của bạn.

 

8. Your rights & obligations/Quyền và nghĩa vụ của Bạn

Subject to applicable laws, you have the below rights in respect of your Personal Data:

Theo quy định của pháp luật, bạn có các quyền sau đối với Dữ Liệu Cá Nhân của mình:

  • To be informed;
    Được biết;
  • To give consent;
    Đồng ý;
  • To access Personal Data;
    Truy cập Dữ Liệu Cá Nhân;
  • To withdraw consent;
    Rút lại sự đồng ý;
  • To delete Personal Data;
    Xóa bỏ Dữ Liệu Cá Nhân;
  • To obtain restriction on processing;
    Hạn chế xử lý dữ liệu;
  • To obtain Personal Data;
    Cung cấp Dữ Liệu Cá Nhân;
  • To object to processing;
    Phản đối xử lý dữ liệu;
  • To rectify/update inaccurate or incomplete Personal Data;
    Chỉnh sửa/cập nhật Dữ Liệu Cá Nhân không chính xác hoặc không đầy đủ;
  • Other rights following the laws.
    Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Please note that, if we must erase or take other actions on your personal information following your request, we may not be able to process our recruitment or employment with you. In such circumstances, we have the right (and not obligation) to cease such process(es).

Xin lưu ý rằng nếu chúng tôi phải xóa hoặc thực hiện các hành động khác đối với thông tin cá nhân của bạn theo yêu cầu của bạn, chúng tôi có thể không thể tiếp tục việc tuyển dụng của chúng tôi hoặc không thể tiếp tục mối quan hệ lao động với bạn. Trong trường hợp như vậy, chúng tôi có quyền (và không phải nghĩa vụ) ngừng (các) quá trình đó.

If you have requests, questions or concerns regarding your Personal Data or any aspect of this policy, please contact us at: recruitment@LibertyInsurance.com.vn.

Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu, câu hỏi hoặc lo ngại nào liên quan đến Dữ Liệu Cá Nhân của mình hoặc bất kỳ khía cạnh nào của chính sách này, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại: recruitment@LibertyInsurance.com.vn.

If your request incurs cost to us, we may charge you a reasonable fee.

Nếu yêu cầu của bạn phát sinh chi phí cho chúng tôi, chúng tôi có thể thu phí hợp lý từ bạn.

 

9. Risks and security measures/Rủi ro và biện pháp bảo mật

You acknowledge that despite the application of stringent security measures and management practices by us and/or Personal Data Processor, the risk of cyberattacks or data breaches cannot be entirely eliminated.

Bạn đồng ý rằng bất chấp việc áp dụng các biện pháp bảo mật và quản lý nghiêm ngặt từ phía chúng tôi và/hoặc Bên Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân, rủi ro về các cuộc tấn công mạng hoặc vi phạm dữ liệu không thể được loại bỏ hoàn toàn.

In cases of incidents or force majeure situations, you understand that there is a possibility of risks arising from the unauthorized use of your Personal Data, which could lead to potential exposure to fraudulent activities or other unlawful actions by unauthorized users.

Trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc tình huống bất khả kháng, bạn hiểu rằng có khả năng xảy ra rủi ro từ việc sử dụng trái phép Dữ Liệu Cá Nhân của bạn, và điều này có thể dẫn đến rủi ro bị gian lận hoặc hành động bất hợp pháp khác từ các bên không được ủy quyền.

“Personal Data Processor” is an organization or individual that processes data on behalf of us, through an agreement with us.

“Bên Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân” là tổ chức hoặc cá nhân xử lý dữ liệu thay mặt cho chúng tôi thông qua một thỏa thuận với chúng tôi.

 

10. Consent to provide and allow processing of Personal Data/Đồng ý cung cấp và cho phép Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

You agree to permit us to process Personal Data as outlined in this policy. This policy may be updated, modified, and aligned with legal requirements, and it only holds value upon your agreement.

Bạn đồng ý cho phép chúng tôi xử lý Dữ Liệu Cá Nhân như được mô tả trong chính sách này. Chính sách này có thể được cập nhật, sửa đổi và điều chỉnh phù hợp với các yêu cầu pháp luật và chỉ có giá trị khi có sự đồng ý của bạn.

 

11. Prevailing language/Ngôn ngữ ưu tiên áp dụng

This policy is issued in Vietnamese and English. Vietnamese content shall prevail in case of any discrepancies between Vietnamese and English contents.

Chính sách này được ban hành bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Nội dung tiếng Việt sẽ được ưu tiên áp dụng trong trường hợp có sự khác biệt giữa nội dung tiếng Việt và tiếng Anh.